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外贸公司如何申请ISO9001认证

文章来源:郑州市众智质量认证咨询有限公司 日期:2019-10-09 点击数:
近期有几家外贸公司的客户跟众智反映说,客户要求能提供ISO9001认证,顿时有点慌了,因为一般情况下,大家了解的ISO9001都是针对工厂的,但事实上,外贸公司虽然是提供服务的企业,但也是可以做ISO9001质量体系认证的,只是在进行质量体系审核时,需要注意的点不一样而已。
外贸公司是依进出口贸易合同/契约的承诺要求,如期提供给贸易关系人合格商品的中介服务组织。因此对顾客要求的识别和满足过程主要体现在保证单、证、货一致的基础上,完成商品供方和顾客之间交易实现的中介服务过程。
按照过程方法的思路和以上审核策划的安排,到每个业务部门以合同履约的服务过程为主线,考察为达到其质量目标所需的人员、设施等资源和监视验证环节是否符合要求;而到职能管理部门则主要以考察资源管理和测量、分析和改进过程的策划及要求确定是否充分,实施受控情况如何,通过监测分析内部及外部顾客是否满意,找到改进的途径和方法,并实现持续改进的循环和业绩的不断提升。
1.审核质量管理体系支持辅过程
(1)标准8.2.1规定,组织应”监视顾客满意不满意的信息,作为对质量管理体系的一种测量,应规定获取和利用这种信息的方法。”顾客满意度的调查方法有许多,例如:①设置专门渠道收集顾客报怨和投诉意见;②利用订货会、座谈会或走访顾客了解情况;③事先设计调查表请顾客填写;④收集有关部门的信息,如各种媒体ISO9001质量管理体系抽查的报告;③委托专门的调查机构。
(2)标准6.2.2规定,组织应’确定从事影响质量管理体系工作人员所必要的能力”,即组织应在适当的文件中对各类影响质量人员所需的能力进行简要描述。外贸公司影响服务质量的关键人员有外销员、报验员、报关员、会计员、审单员等,对前四种人员,我国有相应的上级主管部门负责统一培训和资格考试,公司可不必再单独描述,但对审单员来讲则不然,他是公司交单议付的最后把关员,肩负着质量管理体系目标(单证差错退改率)能否实现的重任。对这一关键岗位,公司应该对其教育、培训、技能和经历有原则性的文件规定。
(3)标准5.3要求组织的质量管理体系方针应”提供制定和评审质量目标的框架”。5.4.1要求组织的最高管理者”应确保在组织的相关职能和层次上建立质量目标”。
一般的外贸公司依其服务特点,在制定ISO9001质量管理体系目标时大多考虑了三个方面:第一,商品交付的合格率;第二,单证的差错退改率;第三,顾客满意率。商品交付合格率可分解到各业务部门的采购控制环节,而单证的差错退改率通常是由报运部交单议付环节承担,但在分解到相关职能和层次上,有些公司却忽略了,这一方面使得其业务部门在进行8.2.3过程的监视和测量时没有策划的目标和努力方向,另一方面也给全公司此目标的完成造成了一定的压力。
(4)标准8.5.1引出了促使组织利用方针目标、审核结果、数据分析、纠正预防措施以及管理评审实现持续改进其质量管理体系有效性的要求。可见组织识别持续改进的需求可从多种途径分析获得:如通过对方针目标的考核,确定组织是否需要重新制定方针和目标以提出更高的努力方向,体现质量管理体系的持续改进;又如利用内审结果、数据分析及管理评审找到组织需要改进的切入点,再按照纠正预防措施提供的手段和方法实施改进活动,促使组织逐步向着更高的目标迈进。对此条款的审核不应仅看其记录表单做得如何规范漂亮,而应尽可能关注其持续改进的行动和绩效。
2.审核合同履约服务主过程
关键的验证节点为签约、备货、订载出运、制单审单等:
对业务部”备货”过程可验证与标准条款7.4的符合性和有效性。
由于外贸公司是以提供合格商品为核心的贸易服务组织,绝大多数外贸公司不涉及商品的生产,故选择商品供方(货源厂)和对其能力的评价控制是保证能否如期完成服务的关键。过去对货源厂只偏重于最终产品检验,但是一般外贸公司对产品的内在质量管理体系特性都没有检验手段和能力,一旦出运时或到顾客手里才发现质量问题,引起索赔,不但麻烦而且让顾客不满。所以要考察组织对采购过程控制是否有效,关键是看其对供方的评价选择是否全面,即除了要对其规模、人员、设备能力合法资质进行调查外,还应着重考察其ISO9000质量管理体系控制机构、手段、检测水平等。
其次在采购信息的确定中,即订购合同的质量条款要详细描述产品检验标准的名称、检验方式等。目前许多公司业务员仍对”产品标准”存在不同的模糊认识,经常出现合同条款填写笼统甚至不填的现象。因此一定要树立对产品质量管理体系的控制和事先预防的意识,以减少经营风险。这方面需要审核员的督促。另外,在订载报关环节还有可能涉及到货代公司、运输公司等服务供方的评价、选择和控制。